Po latach trudu, zaangażowania na 200% otrzymujesz ten wymarzony awans. Teraz to Ty jesteś szefem, masz swój zespół i mnóstwo wyzwań przed Wami. Do tej pory wszystko ogarniałeś sam, jednak stoisz w obliczu nowej sytuacji, masz ludzi, którym musisz zaufać i podzielić się z nimi odpowiedzialnością.
Wraz z nowym stanowiskiem przybyło obowiązków. Piętrzą się przed tobą teczki ze sprawami pilnymi, jeszcze więcej jest tych najpilniejszych, marzysz o rozciągnięciu godziny do wieków. Czas niestety nie chce się zatrzymać, przełożony również nie. Każdy oczekuje efektów i to już i teraz. Przyjmij za fakt, że dla Ciebie „Zosia-Samosia” to gatunek wymarły. Przychodzi taki moment, gdy nadmiar obowiązków potrafi przewrócić nawet najgrubsze drzewo, ale pamiętaj nie jesteś sam. Twój zespół wyczekuje na sygnał od Ciebie do startu. Tak, wiemy że „sam zrobisz wszystko lepiej”, jednak daj im szansę. Oswój się z delegowaniem zadań, jest to konieczność, nie masz fizycznej możliwości objęcia uwagą wszystkich powierzonych Ci zadań.
Warto na początku oddzielić zadania te które musisz zrobić sam od tych, które możesz wydelegować. Te drugie swobodnie powierz swojemu zespołowi. Dobrym zwyczajem jest omówienie zagadnień z zespołem i wspólne ustalenie kto czym się może zająć. Takie rozegranie sytuacji pozwoli od samego początku na zaangażowanie odpowiednich osób i stworzy sprzyjające warunki do współpracy. Wyraźnie również należy określić zasady gry, jeżeli podwładny napotka na przeszkody niech wróci do Ciebie z 3 rozwiązaniami tych przeszkód, jeżeli nie zdąży w terminie, niech poinformuje Cię o tym wcześniej. Lepiej zapobiegać pożarom niż je gasić.
Początkujący kierownik może mieć kłopot z ustaleniem zadań, które powinien delegować. Łatwiej więc może będzie ustalić czego nie należy delegować:
- na pewno nie możesz delegować funkcji kierowniczych, nie możesz na kogoś innego scedować odpowiedzialności za cele przedsiębiorstwa, działu czy też zespołu,
- kwestie związane z motywacją pracowników pozostaw w swojej gestii,
- zadania o wysokim ryzyku, nagłe przypadki, zadania o doniosłych skutkach pozostaw sobie do wykonania,
- sprawy wyjątkowe, ściśle poufne również nie podlegają delegacji.
Wszystkie pozostałe może swobodnie rozdzielić. Nie zapomnij tylko ustalić sposobu raportowania. Dzięki raportom otrzymasz konieczną wiedzę na temat postępu prac. Jeżeli masz obawy czy możesz zaufać pracownikom, raporty pozwolą Ci na kontrolę na każdym etapie realizacji zadania. Delegowanie daje możliwość członkom zespołu na zdobywanie nowych doświadczeń, stawia przed nimi wyzwania sprawiając tym samym, że ich codzienna praca jest interesująca.
Dzięki podziałowi pracy zyskasz więcej czasu na sprawy najpilniejsze, uda Ci zamknąć dzień pracy w rozsądnych godzinach a popołudnie i wieczór spędzić z rodziną. Nie obawiają się więc, pozwól „Zosi-Samosi” na odpoczynek.